Datenschutzerklärung
Wir, die Rödl Global Digital Services (nachfolgend als „Rödl“ bezeichnet) möchten Sie mittels der nachfolgenden Datenschutzerklärung darüber informieren, welche personenbezogenen Daten, in welchem Umfang und zu welchem Zweck bei der Nutzung des Rödl Portals (nachfolgend als „Portal“ bezeichnet) erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Inhalt:
Verantwortlicher
Hinweise zur Kommunikation mit uns
Personenbezogene Daten
Weitergabe personenbezogener Daten
Ihre Rechte nach den Datenschutzgesetzen
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Portals und der Applikationen ist:
Rödl Global Digital Services GmbH
Äußere Sulzbacher Straße 100
90491 Nürnberg
Tel.: +49 (9 11) 91 93-0
Fax: +49 (9 11) 91 93-1900
Für die Weiterverarbeitung der durch Sie hochgeladenen Inhaltsdaten ist die Gesellschaft von Rödl verantwortlich, mit der Sie Ihren Beratungsvertrag geschlossen haben.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter dsb@roedl.com oder der obenstehenden Postadresse mit dem Zusatz „Vertraulich zu Händen des Datenschutzbeauftragten“.
Wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzerklärung, unserem Portal oder zu Rödl haben oder wenn Sie die Löschung bzw. Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen möchten, können Sie sich telefonisch oder per E-Mail an uns wenden. Sie erreichen uns unter der Rufnummer +49 (911) 91 93-0 (bitten Sie um Durchstellung zum Datenschutzbeauftragten) oder per E-Mail über dsb@roedl.com.
Hinweise zur Kommunikation mit Rödl Global Digital Services GmbH
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. Das bedeutet, die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen, E-Mails ausschließlich verschlüsselt zu übertragen. Bei der Übertragung unverschlüsselter Nachrichten bestehen erhebliche Risiken. Senden Sie uns bitte daher keine sensiblen Daten per unverschlüsselter E-Mail.
Personenbezogene Daten
Wenn Sie unser Portal nutzen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Gemäß Art. 4 DS-GVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine direkt oder indirekt identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Durch die Nutzung des Portals werden einerseits Daten durch uns erhoben, für die ein Personenbezug nicht ausgeschlossen werden kann und andererseits werden personenbezogene Daten durch Ihr aktives Tun an uns übermittelt.
Dazu im Einzelnen wie folgt:
1. Bestandsdaten, Logdaten, Browserdaten (Registrierung und Nutzung des Portals), Inhaltsdaten
Um das Portal nutzen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Bei der Registrierung sowie danach bei der Nutzung des Portals geben Sie bestimmte personenbezogene Daten an und übermitteln diese an uns. Personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung oder Registrierung Ihres Profils mitteilen („Bestandsdaten“), werden durch uns gespeichert und verarbeitet.
Hierbei werden wir zu den untenstehenden Zwecken folgende personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und nutzen:
Zusätzlich können Sie folgende personenbezogene Daten angeben:
Weiterhin erheben wir folgende Daten zu Ihrer Nutzung des Portals („Logdaten“):
Ferner werden mit den Applikationen auch Inhaltsdaten verarbeitet. Das sind Daten, die durch die Nutzer aktiv eingegeben oder hochgeladen werden:
· Bei Gate werden in Exhibits Daten für die Wirtschaftsprüfung eingegeben,
· Bei Port handelt es sich um Projektdaten,
· Bei Paid handelt es sich um Daten für die Gehaltsabrechnung,
· Bei Rexport handelt es sich um Kalender und Reisedaten von ins Ausland entsendeten Mitarbeitern.
Das heißt, die verarbeiteten Inhaltsdaten werden durch die Nutzer eingegeben oder hochgeladen und sind notwendig zum Zwecke der Erfüllung des Nutzungsvertrages.
2. Browserdaten
Darüber hinaus werden Daten, welche Ihr Browser übermittelt, durch unseren Webserver erhoben und teilweise standardmäßig in den Log-Files gespeichert. Diese Verarbeitung geschieht zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO), namentlich zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, zur Verhinderung von Straftaten und als Maßnahme zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten. Zu diesen Informationen gehören:
3. Erhebung und Verarbeitung Ihrer IP-Adresse
Die IP-Adressen der Benutzer werden vor dem Zugriff auf das Portal durch eine interne IP-Adresse ausgetauscht, unabhängig davon, ob es sich um eine „dynamische“ oder „statische“ IP-Adresse handelt. Eine Verknüpfung der ursprünglichen IP-Adresse mit der zugewiesenen internen IP-Adresse findet nicht statt, so dass ein Personenbezug ab diesem Zeitpunkt nicht mehr herstellbar ist. Die Speicherung der internen IP-Adresse erfolgt in unmaskierter Form und sie wird für interne statistische und sicherheitsanalytische Zwecke verwendet.
Zwecke der Verarbeitung
Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur insoweit, als diese zur Bereitstellung und Nutzung des Portals nach Maßgabe der Nutzungsbedingungen des Portals sowie zur Gewährleistung einer sicheren Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich sind.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hinsichtlich Ihres Nutzeraccounts und der damit in Zusammenhang stehenden Protokollierung der Daten der mit Ihnen abgeschlossene Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO) und hinsichtlich Ihrer Inhaltsdaten, soweit diese Datenbestände Sie selbst betreffen, ebenfalls der mit Ihnen abgeschlossene Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO).
Alle übrigen Verarbeitungen erfolgen nur, soweit eine rechtliche Verpflichtung, z.B. aus berufsrechtlichen Bestimmungen, die Verarbeitung erfordert (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO) oder die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich sein sollte. Eine Verarbeitung geschieht zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO), namentlich zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, zur Verhinderung von Straftaten und als Maßnahme zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
Speicherdauer
a) Bestandsdaten/Account-Information
Wenn Sie unser Portal nutzen, werden Ihre Daten gespeichert, bis Sie Ihren Account endgültig löschen bzw. die Löschung bei Rödl (Ansprechpartner: dsb@roedl.com) beantragen oder eine automatische Löschung erfolgt bzw. durch den Administrator beantragt wird. Eine automatische Löschung der Daten wird vorgenommen, wenn:
- die Geschäftsbeziehung bzw. das Mandat zu Rödl beendet wird,
- die Mitarbeit bei Rödl endet,
- ein Widerruf der Nutzungsberechtigung seitens Rödl erfolgt,
- Rödl oder das anbietende Unternehmen der Rödl Gruppe (dazu gehören Rödl Global Digital Services GmbH, deren direkte und/oder indirekte Muttergesellschaft und mit diesen und/oder deren Schwestergesellschaften gem. §§ 15 ff. AktG verbundene Unternehmen) die Bereitstellung des Portals oder einer Applikation beendet oder
- Sie die Nutzung beenden.
Wenn Sie Ihren Account länger als 90 Tage nicht nutzen, wird Ihr Account gesperrt und nach 180 Tagen weiterer Inaktivität automatisch gelöscht. Die gelöschten Daten werden nach weiteren 180 Tagen vernichtet, d.h. eine Wiederherstellung der gelöschten Daten aus Backups ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.
b) Logdaten
Die übermittelten Daten werden im Log-File für die Dauer von maximal 48 Stunden gespeichert und anschließend gelöscht, indem sie überschrieben werden.
c) IP-Adresse
Ihre IP-Adresse wird in unmaskierter Form in unserer Firewall zur Abwehr von Angriffen und zur Ermittlung des Urhebers eines Angriffs für ein Jahr gespeichert und anschließend gelöscht. Diese Verarbeitung geschieht zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO), insbesondere zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche im und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs und zur Verhinderung von Straftaten.
d) Inhaltsdaten
Der Löschvorgang bedingt die unverzügliche Löschung der Bestandsdaten. Die Löschung der Inhaltsdaten kann erst nach der Freigabe durch den Mandatsverantwortlichen vorgenommen werden, um durch eine vorzeitige Löschung nicht gegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. Handakte: üblicherweise 10-jährige Aufbewahrungsfrist) zu verstoßen.
Herausgabe ihrer Daten
Auf Ihren Antrag hin können noch nicht gelöschte Daten an Sie herausgegeben werden, wenn die Herausgabe mit geltendem Recht und dem zu Grunde liegenden Vertragsverhältnis vereinbar ist.
Beendigung der Nutzung
Wenn Sie unser Portal nutzen, können Sie auch die Nutzung einzelner oder sämtlicher Applikationen jederzeit beenden. Ihre Daten, die bei Beendigung der Nutzung noch im Portal oder in der jeweiligen Applikation gespeichert sind, werden auf Ihren Antrag gelöscht. Sie können die Löschung der Daten bei Rödl (Ansprechpartner: dsb@roedl.com oder gemäß der ergänzenden Nutzungsbedingungen der jeweiligen Applikation) beantragen. Vor der Löschung wird der Nutzer-Account inaktiv gestellt. Ein inaktiver Nutzer-Account kann durch die anderen Nutzer nicht mehr eingesehen werden.
Die Nutzungsberechtigung endet spätestens in folgenden Fällen:
4. Applikationen
Über das Portal erhalten Sie Zugang zu weiteren Applikationen der Rödl Gruppe. Die Anmeldung bei diesen Applikationen erfolgt über das Portal als zentraler Zugangsweg (Single Sign On). Ihre personenbezogenen Daten werden bei Zugang über das Portal im erforderlichen Umfang zur Anmeldung und Nutzung der jeweiligen Applikation verarbeitet und, soweit die Applikation nicht von uns bereit gestellt wird, an ein anderes Unternehmen der Rödl Gruppe als Anbieter der Applikation weitergegeben.
Für die jeweilige Applikation gelten ergänzend die nachfolgenden Ausführungen sowie die jeweiligen Nutzungsbedingungen der Applikation.
4.1 GATE
GATE ist eine Applikation zur digitalen Unterstützung der weltweiten Konzernabschlussprüfungen und dient vor allem:
Neben den bereits für das Portal übermittelten personenbezogenen Daten werden durch uns keine weiteren Daten des Nutzers erhoben. Daten, die durch Sie in die Applikation eingegeben, hochgeladen oder gespeichert werden, werden durch uns im Rahmen des Beratungsverhältnisses verarbeitet. Eine Weitergabe innerhalb der Rödl Gruppe oder an Dritte erfolgt nur und ausschließlich zweckgebunden im Rahmen des Beratungsvertrages. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
4.2 PORT
PORT ist eine Applikation zur digitalen Unterstützung der weltweiten Mandantenprojekte von Rödl und dient vor allem:
Neben den bereits für das Portal übermittelten personenbezogenen Daten werden durch uns keine weiteren Daten des Nutzers erhoben. Daten, die durch Sie in die Applikation eingegeben, hochgeladen oder gespeichert werden, werden durch uns im Rahmen des Beratungsverhältnisses verarbeitet. Eine Weitergabe innerhalb der Rödl Gruppe oder an Dritte erfolgt nur und ausschließlich zweckgebunden im Rahmen des Beratungsvertrages. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
4.3 RExPort
RExPort ist ein Informationssystem für ins Ausland entsendete Mitarbeiter und deren Arbeitgeber. Das Portal ermöglicht die Erfassung und Auswertung der Reisedaten. Weiterhin erlaubt es einen reibungslosen Datenaustausch für die Erstellung der weltweiten persönlichen Einkommensteuererklärungen der Mitarbeiter.
4.4 PAID
PAID ist eine innovative Lösung für die Freigabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung unserer Mandanten. Der Mandant pflegt die zur Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen Stammdaten (Mitarbeiterstamminformationen und Zahlungsinformationen) ein. PAID unterstützt den global Verantwortlichen bei der Überwachung der Lohnzahlungen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden im Zuge dessen automatisch elektronisch über RDoX hochverschlüsselt und sicher versendet.
5. Cookies
Um die ordnungsgemäße Funktion zu gewährleisten, ist das Portal auf den Einsatz von Cookies angewiesen. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Anweisung unserer Website auf Ihrem Endgerät speichert und die einen Austausch bestimmter Einstellungen und Daten mit unserem System ermöglichen. Durch die Verwendung von Cookies werden auf dem Endgerät des Nutzers spezifische, auf den Nutzer bezogene Informationen gespeichert. Wir verwenden zum Betrieb des Portals lediglich funktionale Cookies. Funktionale Cookies ermöglichen es dem Portal, bereits getätigte Angaben, (Benutzername, Sprachauswahl) zu speichern und Ihnen als Nutzer verbesserte, persönliche Funktionen anzubieten. Auf einigen Endgeräte wird diese Funktionalität über ein Java-Applet gewährleistet. Eine darüber hinausgehende Funktion oder Auswertung des Nutzerverhaltens mittels der Cookies erfolgt nicht.
Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gesendet werden.
Weitergabe personenbezogener Daten
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten findet nur im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung des Portals oder der jeweiligen Applikation statt. Soweit erforderlich werden Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung des Portals oder der Applikation mitteilen, innerhalb der Rödl Gruppe oder an externe Dienstleister zum Betrieb des Portals oder der Applikationen weitergeben. Eine Übermittlung von Daten in Drittländer (außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nicht statt, es sei denn Sie nutzen das Portal aus einem Drittland.
Ihre Rechte nach den Datenschutzgesetzen
Sowohl als Nutzer des Portals als auch als Person, deren Daten durch Sie unter der Nutzung des Portals verarbeitet werden, haben Sie hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO). Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise über Ihre Identität von Ihnen verlangen müssen.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (Art. 18 DS-GVO) und ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), nachdem wir Ihnen die uns überlassenen personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format auf Ihren Wunsch überlassen.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DS-GVO). Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht, wie von uns durchgeführt, verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Sie haben auch das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden, beispielsweise an das für uns zuständige Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unzufrieden sind. Bevor Sie von Ihrem Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Gebrauch machen, möchten wir Sie bitten, zunächst noch einmal auf uns zuzugehen (beispielsweise über dsb@roedl.com oder durch ein Anschreiben an Ihren Betreuer).